Es ist wieder so weit. Im Mai trudeln langsam alle Abrechnungen ein und es ist Zeit für die Betriebskostenabrechnung (fälschlicherweise oft Nebenkostenabrechnung genannt). Gerade in diesem Jahr kann es durch die unvorhergesehenen Erhöhungen im Vorjahr schnell unübersichtlich werden. Umso wichtiger ist es daher, die Abrechnung sofort korrekt und vollständig zu erstellen, um eventuelle Einsprüche seitens des Mieters und dadurch entstehende zeitliche und finanzielle Verluste zu vermeiden.
Im folgenden Beitrag führen wir die wichtigsten Punkte zum Thema Betriebskostenabrechnung für Sie auf. Was sind Betriebskosten? Was ist bei der Erstellung einer Betriebskostenabrechnung zu beachten und welche Fristen muss ich als Vermieter einhalten?
Was sind Betriebskosten?
Der Gesetzgeber hat für Betriebskosten eine klare Definition in der Betriebskostenverordnung – BetrKV§ 1 Betriebskosten festgelegt (zum Gesetzestext).
„Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer […] durch das Eigentum […] am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, […] laufend entstehen. Sach- und Arbeitsleistungen des Eigentümers […] dürfen mit dem Betrag angesetzt werden, der für eine gleichwertige Leistung eines Dritten, insbesondere eines Unternehmers, angesetzt werden könnte […].
Mit anderen Worten:
Betriebskosten sind die Kosten, die laufend und wiederkehrend anfallen, um das Objekt inklusive Grundstück in Betrieb zu halten. Sie sind umlagefähig, das bedeutet: Ist ein Objekt vermietet, müssen diese Kosten vom Mieter bzw. von den Mietern getragen werden. Betriebskosten variieren in der Regel und sind unabhängig von den monatlich festgelegten Mietkosten.
Um sicherzustellen, dass Sie als Vermieter nicht auf den Betriebskosten Ihres Mietobjekts sitzen bleiben, sollten Sie die umlagefähigen Betriebskosten kennen. Zu diesen gehören zum Beispiel
Wasserversorgung
Heizkosten
Müllbeseitigung
Gartenarbeiten
Hausmeisterservice
Gebäudeversicherung
Grundsteuer des Mietobjekts
Winterdienst
Betriebskosten, die nachweislich (z. B. nachweisbar durch einen Zähler) von einem bestimmten Mieter bzw. in einer abgeschlossenen Mieteinheit verursacht werden (z. B. Heizung, Wasser), werden vom jeweiligen Mieter zu 100 % übernommen.
Betriebskosten wie Grundsteuer, Hausmeister- oder Gartenservice, die alle Mieter betreffen, werden durch einen im Vertrag festgelegten Schlüssel auf die Mieter umgelegt. In der Regel orientiert sich der Umlageschlüssel an der Wohnfläche der jeweils gemieteten Mieteinheit oder an der Anzahl der in der Mieteinheit lebenden Personen.
Im Allgemeinen sollte darauf geachtet werden, dass sich Servicekosten wie Hausmeister, Gärtner und Winterdienst in einem ermesslichen Rahmen befinden.
Als Grundsatz gilt ein durchschnittlicher Preis pro Quadratmeter, in dessen Rahmen sich der Rechnungsbetrag für den jeweiligen Service befinden muss.
Wo ist der Unterschied zwischen Betriebskosten und Nebenkosten?
Im Volksmund wird häufig fälschlicherweise der Begriff „Nebenkosten“ verwendet. Nebenkosten sind all jene Kosten, die dem Vermieter im Zusammenhang mit seinem Mietobjekt und Mietgrundstück entstehen. Dazu zählen zum Beispiel Reparatur-, Instandhaltungs- und externe Verwaltungskosten. Im Gegensatz zu den Betriebskosten, dürfen Nebenkosten nicht auf den Mieter umgelegt werden.
Kontaktieren Sie uns jetzt. Wir übernehmen die Erstellung der Betriebskostenabrechnung für Sie und stellen sicher, dass alle Positionen mit den korrekten Umlageschlüsseln erstellt werden.
Wozu muss ein Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen?
Betriebskosten werden in der Regel vorab geschätzt und monatlich vom Mieter vorausgezahlt. Sobald dem Vermieter alle Abrechnungen (z. B. Wasser, Müllabfuhr, Heizung, Hausmeisterservice) aus dem Abrechnungszeitraum vorliegen, ist er verpflichtet, eine detaillierte Betriebskostenabrechnung zu erstellen, um den tatsächlichen Betrag der entstandenen Betriebskosten zu ermitteln.
Der Abrechnungszeitraum beträgt 12 Monate. Dieser ist allerdings nicht zwangsläufig an ein Kalenderjahr gebunden.
Nachdem der tatsächliche Betrag ermittelt wurde, zeigt sich, ob die Schätzung der vorausgezahlten Betriebskosten diesem Betrag entspricht oder ob der Mieter monatlich zu viel oder zu wenig vorausgezahlt hat.
Bei einer zu hohen Vorauszahlung muss der Vermieter den zu viel gezahlten Betrag innerhalb einer Frist an den Mieter zurückzahlen.
Wurde zu wenig vorausgezahlt, muss der Mieter die Differenz innerhalb einer Frist an den Vermieter leisten.
Auf eine detaillierte Betriebskostenabrechnung kann nur dann verzichtet werden, wenn vertraglich ein monatlicher Pauschalbetrag für die Betriebskosten vereinbart wurde. Im Falle einer zu niedrig geschätzten Pauschale darf vom Vermieter keine nachträgliche Zahlung verlangt werden. Umgekehrt besteht kein Anspruch für den Mieter, dass zu viel gezahlte Beträge vom Vermieter zurückgezahlt werden.
Was ist bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung zu beachten?
Generell muss eine Betriebskostenabrechnung übersichtlich, transparent und verständlich sein. Der Mieter muss in der Lage sein, jede Position nachvollziehen zu können.
Die Betriebskosten werden in der Regel in Form einer Tabelle für den entsprechenden Abrechnungszeitraum aufgelistet. Der Vermieter ist verpflichtet, die Gesamtkosten der einzelnen Positionen aufzulisten und in der Abrechnung des jeweiligen Mieters den für ihn dazugehörigen Verteilerschlüssel auszuweisen. Zudem muss der für den Mieter anfallende Betrag nach dem Verteilerschlüssel und den Abrechnungstagen errechnet werden.
Somit sieht der Mieter die Gesamtkosten der Immobilie, wie auch die Einzelkosten für seine entsprechende Wohneinheit. Die Einzelkosten der anderen Mietparteien sind aus Datenschutzgründen nicht auszuweisen.
Bei der Umlage von Betriebskosten sollte jeder Fall individuell betrachtet werden. Um Beschwerden und Einsprüche von Mietern zu vermeiden, ist es ratsam, fachliche Unterstützung bei der Betriebskostenabrechnung (z. B. durch eine zertifizierte Hausverwaltung) einzuholen.
Simply Property unterstützt Sie gerne bei der Erstellung Ihrer Betriebskostenabrechnung.
Welche Frist gilt für die Übergabe der Betriebskostenabrechnung?
Da sich die monatlichen Betriebskostenvorauszahlungen grundsätzlich an den im Vorjahr tatsächlich gezahlten Betriebskosten orientieren gilt hier die Devise: Je eher sie als Vermieter die Betriebskostenabrechnung fertigstellen und ihrem Vermieter aushändigen, um so besser.
Durch eine zeitnahe Abrechnung können sich Vermieter und Mieter auf die im nächsten Kalenderjahr zu leistenden Betriebskosten einstellen. Der monatliche Betrag kann zeitnah erhöht bzw. gemindert werden, um Rück- bzw. Zusatzzahlungen im nächsten Abrechnungszeitraum zu vermeiden.
Gesetzlich sind Sie verpflichtet, die Abrechnung Ihrem Mieter innerhalb von 12 Monaten nach Ende eines Abrechnungszeitraums zur übermitteln. Stichtag ist der Tag, an dem die Abrechnung im Briefkasten des Mieters liegt.
Eine Abrechnung, die z. B. den Abrechnungszeitraum 01.01.2022 bis 31.12.2022 betrifft, muss bis spätestens 31.12.2023 im Briefkasten des Mieters liegen. Ist diese Frist verstrichen, verfällt der Anspruch des Vermieters auf etwaige Nachzahlungen des Mieters. Ein Guthaben des Mieters muss der Vermieter hingegen immer auszahlen, auch wenn die Frist verstrichen ist.
Der Vermieter hat maximal 30 Tage nach Eingang der Betriebskostenabrechnung beim Mieter Zeit, das Guthaben zurückzuüberweisen. Es empfiehlt sich jedoch, das Guthaben umgehend, sofern nicht anders vertraglich vereinbart, auf das Konto des Mieters zurückzuzahlen.
Für Nachzahlungen durch den Mieter gelten die gleichen Regeln. Der Mieter hat allerdings 12 Monate nach Eingang der Betriebskostenabrechnung Zeit, Einspruch einzulegen.
Fazit
Zusammenfassend gilt:
Erstellen Sie die Betriebskostenabrechnung transparent und übersichtlich.
Stellen Sie sicher, dass es sich bei den Positionen um umlagefähige Betriebskosten und nicht um Nebenkosten handelt.
Achten Sie bei der Berechnung der Positionen auf die korrekten Umlageschlüssel.
Halten Sie die Fristen unbedingt ein, um Verluste zu vermeiden.
Kontaktieren Sie uns jetzt, um Sie bei der Erstellung der Betriebskostenabrechnung für Ihr Mietobjekt zu unterstützen. Wir erstellen Ihnen einen auf Ihre Bedürfnisse abgestimmten Service.
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